CÁC YẾU TỐ LÀM CHO HỘI THẢO THÀNH CÔNG

Các buổi hội nghị (convention), hội thảo (workshop), chuyên đề (seminar), tập huấn (training event), là cách để các công ty có thể lấy được ý kiến đóng góp từ các chuyên gia khác nhau cho vấn đề của mình. Tuy nhiên, để có thể đạt được hiệu quả theo đúng mục tiêu ban đầu của mình thì cần đòi hỏi sự tươm tất, chu đáo của Ban tổ chức. Hãy để chuyên cho thuê bật mí 1 số bí quyết để các bạn thành công hơn khi tổ chức nhé

Chủ đề

Đây có thể nói là cái hồn của chương trình, thành công hay không thì phần lớn phụ thuộc vào điều này. Chủ đề nêu bật được mục đích tổ chức cũng như ảnh hưởng mạnh mẽ đến quyết định của người tham dự. Ví dụ: hội thảo cho những người sinh viên có thể là "Kỹ năng lập kế hoạch", hoặc hội nghị về "Vấn đề về thuê lao động tại Việt Nam" chẳng hạn

Điều này càng cấp thiết đối với những chương trình mà bạn bán vé tham dự thì chủ đề cũng như nội dung rất quan trọng vì khách tham dự bỏ tiền mua vé, chắc chắc họ không muốn 1 buổi hội thảo vô ích, tổ chức bất cập. Nếu có thể,  bạn hãy khảo sát những người tham dự tiềm năng để tìm ra những chủ đề mà họ mong muốn nhất để lên kế hoạch tổ chức

Diễn giả, người phát ngôn, khách mời

Ban tổ chức thường liên hệ hoặc gửi mail mời họ về nói chuyện trong buổi hội thảo, xong sau đó bàn bạc và thống nhất về nội dung. Tuy nhiên, thực tế thì khá nhiều trường hợp "bể show" vì diễn giả không kiểm soát tốt thời gian của mình, họ có thể cao hứng nói nhiều do khán giả hỏi liên tục hoặc tiết mục của họ phát sinh những vấn đề gây mất thời gian hơn dự định. Việc này không xử lý khéo có thể kéo dài buổi hội thảo hơn dự kiến hay diễn giả sau sẽ ít có thời gian nói hơn nên người tham dự sẽ khó hài lòng. Bảng thông báo hoặc chuyền giấy là hình thức nhắc tế nhị nhưng không ảnh hưởng nhiều đến chương trình của mình

Đối với những buổi hội thảo lớn, có những diễn giả nổi tiếng thì việc đưa rước tận nơi, sắp xếp trước việc đi lại, ăn ở... sẽ thể hiện sự chu đáo dành cho họ. Đồng thời, bạn cũng chủ động về thời gian hơn. Uy tín và sự hài lòng của diễn giả cũng là 1 yếu tố khiến bạn tổ chức thành công.

Địa điểm

Đây là 1 trong những nguyên nhân bạn phải có chủ đề và mục đích rõ ràng để tổ chức. Vì một hội nghị lớn dành cho các giám đốc cần thuê ở các trung tâm,hay khách sạn nổi tiếng, một buổi huấn luyện nhỏ với sự thân mật có thể làm tại quán café hoặc tại phòng họp của công ty.. Địa điểm quá rộng so với số lượng người tham dự sẽ làm không khí trở nên loãng

Ngoài ra, bạn cũng nên với các buổi hội thảo tổ chức buổi sáng tại café sân vườn sẽ tạo không khí nóng bức, ngột ngạt hay 1 số địa điểm có tiếng vang lớn sẽ khiến cho việc thuyết trình của diễn giả hầu như không nghe rõ được

Những vật dụng cần cho việc tổ chức

Hãy chuẩn bị “dư” cho các vật dụng cần thiết tại hội thảo vì bạn không biết chúng sẽ hư lúc nào (bưng, bê, hoặc vận chuyển…)

Đặt thuê tivi, máy chiếu, hội trường, bàn ghế các thiết bị cần thiết trước khoảng 1-3 tháng tùy sự kiện. Hỏi rõ diễn giả, trong quá trình giao tiếp với khách mời, có thể sẽ cần thêm công cụ hỗ trợ cho bài chia sẻ của họ.

Ví dụ, diễn giả muốn khán giả chơi một trò chơi, làm một bài tập nhỏ thì sẽ cần những dụng cụ như giấy, bút bi. Hay diễn giả muốn kết nối laptop với tivi để phát clip. Bạn đừng mặc định là diễn giả cần gì thì sẽ nói với bạn vì có nhiều khi họ sẽ sơ ý quên mất.

Truyền thông cho sự kiện

Điều này đặc biệt biết với những hội thảo, lớp học thu phí hay mở cửa tự do, thì truyền thông trên các phương tiện tivi, email, báo chí, diễn đàn, mạng xã hội… là bắt buộc nếu không muốn hội thảo của mình vắng như chùa bà Đanh.

Còn với một số sự kiện dành cho các khách mời cao cấp như giám đốc, chủ doanh nghiệp thì bố trí nhân viên gọi điện mời họ tham dự là 1 cách tốt. Đừng hy vọng gởi email là sẽ có người đăng ký tham dự.

Thời gian truyền thông cũng đáng cân nhắc nếu quá cận ngày tổ chức thì gần như sắp xếp không được, nhưng nếu quá sớm cũng không tốt, người tham sẽ chủ quan không đăng ký, sau đó họ quên và bạn thất bại ngay từ vòng gửi xe

Hãy bổ sung dữ liệu khách tham dự tiềm bằng cách mua lại dữ liệu khách hàng từ các công ty quảng cáo, truyền thông, website giới thiệu việc làm... hay những trang cung cấp dữ liệu khách hàng chuyên nghiệp như www.timkhachhang.com

Trên đây là 1 số yếu tố có thể ảnh hưởng đến mức độ thành công của hội thảo.

CHÚC BẠN THÀNH CÔNG!

Chuyên cho thuê hiện đang cho thuê tivi LCD Samsung tại Tphcm nhé. Các bạn có thể tham khảo bảng giá.